Por qué es importante contar con un buen portavoz

El portavoz es la cara visible frente a los medios y, como tal, su papel es crucial en el entorno de las relaciones públicas, pero también es importante para la cuenta de resultados. Influye tanto en la información que llega al público como en la capacidad de moldear su percepción, fortalecer la reputación de la empresa y generar empatía en los potenciales clientes. Por eso, la diferencia entre tener uno (bueno) y no tenerlo, no es una mera cuestión de protocolo. 

Cualquier empresa, grande o pequeña, multinacional o startup, necesita un portavoz frente a los medios. En algún momento, sea de manera proactiva o reactiva, a través de una agencia de comunicación externa o de un departamento interno, puede necesitar entrar en contacto con un periodista. Y entonces, tener una persona que la represente y que esté preparada para desempeñar bien ese papel es fundamental. No disponer de un portavoz adecuado, además de dificultar esas necesarias relaciones con los medios, puede suponer un problema mayor. Para empezar, la invisibilidad de la compañía en la prensa -y todos sabemos que el reconocimiento es el primer paso para la decisión de compra-. 

Normalmente, el portavoz suele ser el propio emprendedor o el director general, porque su cargo le confiere autoridad suficiente frente al periodista, pero casi siempre es más importante su capacidad de comunicar que el cargo que tiene detrás. A menudo se piensa que cualquiera que conozca bien la materia de la que va a hablar no tendrá ningún problema en contar todo lo necesario acerca de ella. Más aún, que cualquier directivo, por el hecho de detentar un puesto de responsabilidad, tiene la capacidad de transmitir. Sin embargo, como consultores de comunicación que ayudamos a nuestros clientes a comunicar y ponemos un micrófono, real o metafórico, delante de esos portavoces autorizados, nos encontramos con que, aunque muchos de ellos están acostumbrados a hablar en público, no todos se defienden bien delante de un periodista.

Comunicar bien depende de muchos factores. El primero es la capacidad de transmitir confianza y credibilidad. Para ello, el portavoz debe hablar claro y con veracidad ante los medios que, en definitiva, son un canal intermediario para que su mensaje llegue al gran público. Porque el objetivo es destacar, que nos vean o que nos lean, y las buenas historias, o las que tal vez no lo son tanto pero están bien contadas, siempre atraen mejor el interés del receptor.

Pensar en titulares

No está de más recordar que, ante los medios, tenemos poco tiempo (si es radio o televisión) y poco espacio (si hablamos de un medio impreso). Por eso, es conveniente acudir a la cita con el periodista con las cosas muy claras y habiéndonos preparado la entrevista: conocer el estilo del medio, investigar qué tipo de contenidos firma el periodista, y llevar bien pensados los mensajes que se quieren transmitir y la imagen que se quiere proyectar. Una muy buena práctica para el portavoz es ‘pensar en titulares’, es decir, ofrecer mensajes clave o frases con impacto que, por un lado, resuman las ideas más importantes y, por otro, recojan el tono y los valores de la organización con convicción y empatía. 

Pensemos que lo que se dice es tan importante como la forma en que se dice, y en eso influyen no solo las palabras, sino también la comunicación no verbal: la ropa que hemos elegido para la ocasión, nuestra postura, cómo miramos o gesticulamos, si sonreímos o estamos serios… Todo influye en la manera en que se recibe el mensaje y estos aspectos pueden dar al traste con un discurso perfecto o, al contrario, gestionados de forma positiva, salvar una situación comprometida.

Un buen portavoz, por tanto, no solo transmite información, sino que es un embajador de la reputación y los valores de la organización. Esto no solo construye confianza y lealtad, sino que también aporta estabilidad en momentos de incertidumbre.

En ComBoca ayudamos a los portavoces a entender y comprender cómo funcionan los medios de comunicación, cómo hablar con ellos (y qué no deben hacer), y a comportarse delante de un micrófono o una cámara. ¿Te gustaría convertirte en un portavoz que marque la diferencia?  Escríbenos a hola@comboca.es